SOLUŢII DE MANAGEMENT ŞI PARTAJARE A DOCUMENTELOR (FIŞIERE ŞI DREPTURI)

Securitatea accesului la informație este un aspect important care trebuie luat în calcul în cazul implementării unei soluții de partajare a documentelor. În general, în interiorul companiilor sunt departamente, deci grupuri de utilizatori care doresc ca informația să rămână în interiorul departamentului. De asemenea, conducerea companiei dorește în general să poată accesa cu ușurință toată informația din interiorul companiei. Securitatea privește nu numai accesul la informație din interiorul companiei, cât și accesul din exteriorul companiei de către persoane rău intenționate sau concurența.

Alegerea de soluții

Alegerea unei soluții de management și partajare trebuie realizată în conformitate cu anumiți parametrii: spațiul de stocare, disponibilitatea informației, activitatea firmei, viteza cu care este accesată informația. Alegerea echipamentelor trebuie să țină cont de cât de mult pot afecta activitatea firmei și care sunt pierderile dacă utilizatorii nu au acces la fișiere. În cazul în care informația stocată este confidențială poate apărea necesitatea de a jurnaliza aspectele legate de activitatea utilizatorilor. Astfel, se poate ști cine a accesat, modificat sau șters un anumit fișier.

Soluții management

Există mai multe soluții de management și partajare a documentelor bazate pe sistemul de operare (Windows, Linux, MacOS), pe echipamente fizice dedicate sau servicii de găzduire a informației în afara companiei pe internet (în cloud) de la Microsoft, Google, Dropbox.

Microsoft

Microsoft are propria soluție de partajare a fișierelor care vine cu propriile sisteme de operare. Prin intermediul Windows Server se poate implementa și gestiona un server de fișiere robust cu multe funcționalități, ce se poate integra ușor cu sistemul de gestiune și management al utilizatorilor și al stațiilor de lucru. SharePoint este o altă alternativă de la Microsot pentru companiile în care colaborarea joaca un rol important. Se pot atinge nivele de securitate și disponibilitate ridicate. Informația poate fi accesată în condiții de siguranță din exteriorul companiei, sau poate fi disponibilă între mai multe locații, atunci când compania are mai multe sedii.

Linux

Soluția bazata pe Linux poate fi o alternativă pentru firmele care au un buget limitat. Fișierele pot fi accesate de pe stațiile de lucru care folosesc sisteme de operare Windows. Echipamentele fizice dedicate pot fi, de asemenea, o alternativă pentru firmele care au un buget limitat. Acestea au în general limitări atât la nivel de securitate, cât și la partea de management. Stocarea informației în afara companiei poate reprezenta o alternativă în anumite scenarii. Deși costurile sunt mai ridicate decât soluțiile prezentate mai sus, Microsoft, Google sau Dropbox oferă un spațiu inițial gratuit între 2GB și 7GB.

Soluțiile de management și partajare a documentelor au drept scop depozitarea în comun a fișierelor electronice (cum ar fi documente, fișiere de sunet, fotografii, filme, imagini, baze de date, etc.), care pot fi accesate de către stațiile de lucru. Acestea pot fi stocate în aceeași rețea de calculatoare sau pot fi pe un calculator (server) în exteriorul companiei. Astfel, accesul se poate face direct din interiorul companiei, prin intermediul rețelei locale sau la distanță, prin intermediul internetului.

Partajarea documentelor simplifică comunicarea în interiorul companiei, crescând colaborarea între angajați și productivitatea acestora. Se reduc foarte mult timpii în care un fișier electronic este disponibil. Orice modificare adusă unui fișier este disponibilă mult mai repede decât dacă fișierul ar fi copiat pe un mediu extern (cd, dvd, disc extern, stick usb) și pus la dispoziție celorlalți utilizatori sau când este trimis prin email.

Ținând cont de cele spuse mai sus și de faptul că fiecare companie are propriul specific, alegerea unei bune soluții de management și partajare a documentelor este un aspect important pentru orice companie. O soluție bine pusă la punct și customizata pe nevoile specifice poate genera un avantaj competitiv.